شورای برنامه‌ریزی و سازماندهی کتابخانه‌های کشورحداقل هر دو ماه یکبار تشکیل و با حضور رئیس یا نایب رئیس شورا و حداکثر نسبی اعضا رسمیت می‌یابد.
تبصره: در صورت نیاز جلسه فوق‌العاده به تشخیص رئیس یا نایب رئیس شورا تشکیل خواهد شد.
مصوبات با رای اکثریت آرای اعضای حاضر در جلسه تصویب شده و قابل اجرا است.
هر یک از اعضا در صورت تعذر حضور می توانند نماینده معرفی کنند در هر حال چنانچه هریک از اعضا در صورت دعوت به جلسه در هر دوره شش ماهه 3 جلسه متوالی یا بطور کلی 5 جلسه متناوب حضور نداشته باشند موضوع در جلسه شورا مطرح و نسبت به آن تصمیم گیری خواهد شد.
هماهنگی تشکیل جلسات و همچنین تنظیم صورتجلسات بر عهده دبیر شورا خواهد بود. وی یک هفته قبل از تاریخ جلسه، دستور جلسه مربوطه را بر اساس مصوبات جلسه قبل و یا هماهنگی با رئیس شورا و یا نائب رئیس برای اعضاء ارسال می نماید. شرکت دبیرشورا در جلسات الزامی و بدون حق رای است.